价值流映射招生过程-前景接受

Status
Completed
Start Term
Summer 2022
End Term
Fall 2022
Project Leads
Interim Vice President of Institutional Effectiveness and Technology Solutions; Executive Director of Workforce Development Solutions
Pillars of Success
Student Success
Financial Sustainability
Project Purpose
  • 绘制招生管道流程，从潜在到已接受, accepted to registered, 并登记坐在教室里.
  • 目标是减少流程中的关键延迟.
  • Target key process updates.
Deliverables
  • 确定跟踪过程有效性的关键指标.
  • 优先将热铅/温铅输入信息系统，以便立即实施.
  • 在2022年6月15日之前研究勘探卡数字阅读器的可行性.
  • 2022年6月15日前讨论制定勘查资源配置建议.
Project Scope
In Scope

在一个人成为未来的学生之前，直到这个学生被录取.

Out of Scope

通过参加过去加/退周的学生接受.

Effectiveness Measures
Prospect to Admission

KPI 1. 按来源将前景转换为应用程序

收集:每年秋季通过Salesforce收集

目标:对标以通知未来的过程改进，每年报告

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment (after Institutional Effectiveness creates reporting)

 

KPI 2. 从预期到应用的时间长度

收藏:9月/ 2月

目标:标杆后每年减少

Reporting: After term start

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment

 

KPI 3. Pipeline conversion metrics

Collection: Enrollment report

目标:一年比一年进步

Reporting: Enrollment report

负责:制度有效性

 

OO:运营结果-仅在职能范围内报告

 

OO 1: Time to enter cards

Collection TBD

Goal TBD

Reporting: Weekly

 

OO 2. 没有前景的申请数量

Collection: Weekly

目标:对标/通知流程

Reporting: Monthly

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment

 

OO 3. Missing item counts

Collection: Weekly

目标:监视从挂起到接受的更快的转换

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment

 

OO 4. 文件清除了丢失的项目

Collection: Weekly

Goal: Monitor for processing

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment

 

OO 5. Number of pending apps

Collection: Weekly

Goal: Monitor

职责:招生管理主任, Marketing and Outreach; Director of Enrollment

Financial Impact
  • 实物前景、申请和验收材料的邮资.
  • 勘查资源配置待定.
Summary of Results
Value Stream Mapping Results

Prospect to admissions

  • 勘探卡输入延迟(资源分配).
  • 向前景发送物理数据包的延迟(资源分配).

Admitted to registered

  • 在完成过程图之前，评估课程安排过程中需要的关键澄清.
Key Processes Results

Prospect to admissions

  • 优先考虑进入信息系统的线索
  • 更新物理前景包和创建数字模拟
  • 向有意获得证书/学位但未列出专业的学生发送录取通知
  • 通过数字和物理方式交流丢失的物品
  • 用数字和物理方式发送接受通知
关键绩效指标(KPI)和运营结果(OO)结果

Prospect to admissions

OO 1

  • 为潜在客户确定物理和数字材料的内容, 申请人及遗失申请项目的通知. Materials to communications and marketing by June 10 (Director of Enrollment; Call Center Resource Specialist)

 

Kpi 1, Kpi 2, Kpi 3, oo, oo, oo, oo

  • 在6月15日前创建实物验收包(信和赃物)(总裁行政助理)
  • 6月15日前审核指标列表并与数据消费者沟通(IE和技术临时副总裁)
  • 在6月15日之前，根据Salesforce的冷热状态和潜在客户的批量上传确定通信流的能力(注册管理主任), Marketing and Outreach)
  • 较低优先级:在8月1日之前确定超过45天(在当前Salesforce通信流程之后)的潜在客户处理流程. (招生管理、市场及外展主任)
FY23 Results Update

实施了几项更改，包括:

  • 与总统贺信一起邮寄的实物接受包(大约超过1份),3月至9月共寄出700包. 2023)
  • 更快的邮件周转时间 (收件时间为一天)
  • 接受邮件发送给学生的下一步
  • 进行校园后参观调查，以收集准学生的反馈
  • Improved communication flows, 包括创建4个新的45天流量，基于潜在客户的预期开始时间或年份(开放至两年后)
  • Quicker acceptance turnaround
  • 下一步检查表，以更好地准备学生
  • 为等待注册或上课的学生提供校园参与活动
  • 晚间注册事件以增加访问
  • 学院/队列模型注册事件
  • Online orientation

这些变化导致2023年春季的产量增加了4%, 目前，学院预计2023年秋季的学费将增长4%.